Báo giá là một tài liệu mà nhà cung cấp gửi tới cho nhà nhập khẩu chi tiết giá thành sản phẩm của họ. Một khi nhà cung cấp đã gửi báo giá cho nhà nhập khẩu thì họ sẽ phải cam kết với mức giá đó. Do đó, cần phải cân nhắc rất nhiều để đảm bảo rằng tất cả các chi phí đã được thêm vào.
Những chi phí này có thể bao gồm nguyên vật liệu, lao động, thuế, và các chi phí khác. Ngoài chi phí, trong báo giá thường sẽ bao gồm khoảng thời gian có thể cung cấp sản phẩm.
Sự khác biệt giữa báo giá chuyên nghiệp và báo giá chung chung
Một báo giá chất lượng thấp thường báo giá chung chung, không giải quyết các nhu cầu cụ thể của người mua. Báo giá này đơn giản chỉ bao gồm bảng giá các sản phẩm để người mua tự lựa chọn mà không đưa ra các giải pháp đáp ứng nhu cầu riêng của nhà nhập khẩu.
Ngược lại, một báo giá chuyên nghiệp được thiết kế riêng cho nhu cầu của người mua. Trong email gửi kèm báo giá sẽ trả lời cụ thể các câu hỏi của người mua đưa ra trong đơn hỏi mua hàng của họ.
Yếu tố nào làm cho một báo giá trở nên chuyên nghiệp?
Để tạo ra một báo giá chuyên nghiệp thì điều đầu tiên là cần phải chú ý đến yêu cầu mua hàng (RFQ) của người mua. RFQ thông thường sẽ bao gồm phần giới thiệu ngắn gọn về công ty của người mua và mô tả những gì mà họ đang tìm kiếm. Từ đó cần phải nghiên cứu sâu hơn về công ty và xem xét cẩn thận các nhu cầu mà họ mô tả.
Hơn nữa, cách thức phản hồi lại RFQ cũng rất quan trọng để thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty bạn. Nếu có thể, tất cả các đơn hỏi mua hàng phải được phản hồi trong vòng 24h. Nếu điều này không thể thực hiện được thì cần gửi cho họ một email ngắn xác nhận đã nhận được RFQ và thông báo cho họ về thời gian gửi báo giá. Ngoài ra, ngôn ngữ và định dạng của báo giá phải chuyên nghiệp.
Lợi ích của một báo giá chuyên nghiệp là gì?
Người mua thường sẽ gửi đơn hỏi mua hàng cho nhiều nhà cung cấp. Nếu báo giá của bạn chung chung, thì ngay lập tức người mua sẽ bỏ qua báo giá này để chuyển sang báo giá đáp ứng chính xác nhu cầu của họ. Các báo giá chung chung không chỉ kém hấp dẫn với người mua mà còn khiến cho nhà cung cấp trở nên kém chuyên nghiệp và kém năng lực hơn. Do đó, việc gửi báo giá chuyên nghiệp cho người mua là rất quan trọng, sẽ tăng tỉ lệ phản hồi và cơ hội chốt được đơn hàng xuất khẩu.
Làm thế nào để tạo ra được báo giá chuyên nghiệp?
Bước 1: Background
Cung cấp một số thông tin cơ bản của công ty bạn. Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và làm người mua hào hứng với cơ hội được làm việc với công ty bạn. Bạn có thể gửi một số thống kê về khả năng sản xuất hoặc doanh số hàng năm của công ty hoặc giải thích điều gì đã giúp công ty bạn trở thành một đối tác kinh doanh xuất sắc.
Bước 2: Product
Giải thích lại nhu cầu của người mua để cho họ thấy rằng bạn đã hiểu, sau đó trình bày về sản phẩm đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu của họ và giải thích lý do tại sao đó là sự lựa chọn tốt nhất. Đây là cơ hội để bạn thể hiện giá trị sản phẩm sẽ giúp ích cho người mua như thế nào.
Bước 3: Price
Trong bước này thì mỗi nhà cung cấp sẽ có các cách báo giá khác nhau, tuy nhiên cần lưu ý một số điểm sau:
+ Việc thống nhất giá và thời hạn hoàn thành với người mua bằng văn bản thì sẽ không thể thay đổi được. Do đó hãy đảm bảo giá của bạn là chính xác và có thể hoàn thành được.
+ Các thông tin cần có bao gồm mô tả chi tiết về sản phẩm và điều khoản thanh toán.
Bước 4: Call to action
Bạn nên kết thúc báo giá của mình bằng một lời kêu gọi hành động mua hàng, như ngày hết hạn cho báo giá. Điều này sẽ khuyến khích người mua nhanh chóng đưa ra quyết định và đảm bảo phản hồi kịp thời cho báo giá của bạn.
Sau khi báo giá xong, rất nhiều nhà cung cấp sẽ chờ đợi mà không trò chuyện, giải đáp các thắc mắc cho khách hàng. Việc tương tác đều đặn với khách hàng sẽ giúp tăng cơ hội chốt được đơn hàng rất nhiều.
Báo giá là khâu rất rất quan trọng giữa bạn và nhà nhập khẩu tiềm năng. Người mua đã bày tỏ sự quan tâm đến sản phẩm của bạn thông qua Đơn hỏi mua hàng (RFQ) thì khả năng chốt được đơn hàng sẽ rất cao. Nhà cung cấp hãy tận dụng cơ hội này để tạo ra một báo giá chuyên nghiệp gửi tới người mua để chốt được các đơn đặt hàng cho doanh nghiệp.
